Organizace maturitních plesů
Zásady organizace plesu:
1. ekonomičnost a úspornost
a) Z plesů musí vzniknout zisk, který bude využit v souladu s filozofií NF. Dlouhodobému nadstandardu zařízení a vybavení školy dáváme přednost před krátkodobým efektem maturitního plesu.
b) Žáci nemají na realizaci plesu doplácet.
2. reprezentativnost akce a spokojenost žáků
3. odpovědnost třídního učitele za přípravy, průběh a ziskovost plesu*
Maturitní ples GJO je široké veřejnosti přístupná společenská akce školy. „Značku“ GJO a vše, co s ní souvisí (dobré jméno, tradice atd.), smí používat pouze GJO a jeho nadační fond. Právě zmíněná „značka“ propůjčená školou zajišťuje maturitnímu plesu atraktivitu a propagaci, tedy návštěvnost, která umožňuje ziskovost akce. Z toho vyplývá, že výsadní právo na zisk z ní má NF jako organizace, nikoliv soukromé osoby, tedy ani zaměstnanci školy, ani žáci.
Zisk z plesu je investován do údržby a dalšího rozvoje nadstandardního zařízení a vybavení školy, z něhož profitují všichni žáci (nikoliv pouze maturanti).
Škola, resp. NF, komunikuje s pronajímatelem Lorce, s dodavatelem technického zajištění plesu (ohledně základní i nadstandardní verze technického zajištění), zajišťuje potřebné smlouvy, ohlašuje konání hry o ceny na příslušném odboru FÚ, zajišťuje hrazení poplatků OSA, provádí účetnictví plesu, připravuje vstupenky, podílí se na jejich prodeji, ve spolupráci s žáky zajišťuje tisk plakátů, propagaci plesů na stránkách školy a Facebooku.
Škola považuje za žádoucí spoluúčast žáků na organizačním i finančním zajištění plesu. Žáci zajišťují organizaci oficiální části plesu (včetně případného předtančení a půlnočního překvapení) a všechny potřebné úkony s tím spojené (objednávky, transport, vlastní tematická výzdoba sálu atd.) a organizují hru o ceny, která přinese dodatečný zisk v objemu zhruba 25.000 Kč. Kromě toho shání případné sponzory.
NF hradí všechny výdaje, které souvisí s tím, co zajišťuje: šerpy, pronájem Lorce, ostrahu, požární dozor, kapelu, technické zajištění plesu v hodnotě 30.000 Kč. Tyto výdaje se odečtou od příjmů, vzniklá částka se dělí v poměru 3:2 mezi školu a maturanty. Podíl školy připadne NF jako zisk. Žáci ze svého podílu hradí všechny vlastní výdaje (viz bod 13). Žákům tak v případě dodržení zásady ekonomičnosti a úspornosti odpadá nutnost dofinancovat ples z vlastních zdrojů.
Průběh organizace:
1. Objednávka termínů pro plesy v Kulturním domě Lorec v Kutné Hoře pro následující rok (nejdéle prosinec předcházejícího roku). Objednávat termíny, kdy na škole neprobíhá žádná akce mimo Kutnou Horu (např. lyžařské kurzy); nejzazší termín přidělit skupině, u které se dá předpokládat nejvyšší zisk (např. dvě třídy současně, nejpočetnější třída, oktáva).
2. Schůzky s žáky (vysvětlení organizačních a finančních záležitostí spojených s organizací plesu, vysvětlení uspořádání hry o ceny, vyjasnění požadavků na zajištění nadstandardního technického vybavení).
3. Jednání s dodavatelem technického zajištění plesu (v poslední době pan Braniš, telefon 608 966 697), kontrola smlouvy, podepsání smlouvy oprávněnou osobou (smlouva viz příloha).
Základní vybavení: ozvučení kapely 5.000 Kč, osvětlení – základní varianta 10.000 Kč, DJ 1.200 Kč
4. Zajistit poplatky OSA (v posledních letech zajišťuje pan Braniš v balíčku, je velmi výhodné, lze pořídit již za 1.500 Kč).
5. Zajištění koberce pro nástup (možnost u pana Braniše, cena 400 Kč).
6. Zajištění fotografa a případně kameramana (lze rovněž v balíčku od pana Braniše, cena 9.600 Kč).
7. Zajištění kapely (optimální cena kolem 13.000 Kč i s občerstvením pro hudebníky [zkušenosti jsou s kapelami Unikát, Paragraf 202, JEL BAND], je opět možné sjednat přes pana Braniše).
8. Jednání s pronajímatelem Lorce, uzavření smlouvy (v roce 2014 cena sálu 30.000 Kč, požární dozor 1.200 Kč, ostraha navíc – čtyři osoby po 1.200 Kč, kontaktní osoba v roce 2014 pí Rokosová, telefon 608 918 969).
9. Vyjednání případného nadstandardního technického vybavení (při objednávce nad 30.000 Kč možno vyjednat bonus kolem 10 %).
10. Tisk vstupenek s čárovým kódem (tiskne se 800 kusů).
11. Tisk plakátů (tiskne se asi 20 kusů, distribuce Technickými službami KH ve městě, 2–3 kusy v prostorách školy).
12. Vyúčtování plesu (viz příloha v Excelu).
13. Kontrolovat, případně koordinovat činnosti žáků (objednávka šerp, pořídit skleničky – doporučit půjčení, květiny – úsporně, přípitek – alkohol NF neproplácí, příprava dekorací – úsporně, kulturní vložky – pokud možno vlastními silami; všechny faktury adresovat na NF!)
14. Žáci si zajistí z řad třetích ročníků pomoc pro prodej vstupenek přímo na plese – 1 osoba.
Hra o ceny:
Žáci shromáždí 500 kusů cen, hodnota každé by měla dosahovat hodnoty 50 Kč a více. Hra o ceny se organizuje způsobem „každý lístek vyhrává“. Za účelem získávání cen v obchodech a institucích si mohou žáci v sekretariátu školy vyzvednout potvrzení, že jsou v daném roce maturanty GJO a že ceny sbírají skutečně pro účely hry o ceny svého maturitního plesu (v příloze). V průměru by měl každý žák získat pro třídu 15 cen, u méně početných tříd poměrně více. Vhodné je nosit ceny do školy (každá třída dostane prostor k jejich shromažďování) zabalené podle pokynů (v opačném případě je třeba financovat balicí materiál). Žáci si domluví pomoc z řad žáků třetích ročníků (nabízejí na plese lístky, vydávají ceny – 4 osoby). Balení cen, zajištění lístků k prodeji i lístků k označení cen, odvoz cen do Lorce atd. zajišťují žáci.
Povinnosti třídního učitele v průběhu plesu (zastupujícího třídního v případě nepřítomnosti třídního učitele):
předat pověřené osobě z ochranky čtečku, instruovat ochranku o používání čtečky, zapojit notebook a dohlédnout na včasný nástup žáka určeného k prodeji lístků na místě, udělit instrukce prodejcům lístků na hru o ceny, zajistit dohled nad bezproblémovým průběhem plesu (být v kontaktu s pracovníkem technického zajištění plesu a se zástupcem pronajímatele Lorce), průběžně kontrolovat salonek maturantů, v určeném čase (kolem 22:30 hod.) uklidit notebook a čtečku, zajistit převzetí peněz za prodané lístky a za hru o ceny od pověřených žáků, odevzdat pokladny určené osobě ve škole.